O problema: 200 caixas postais e um telefone que não parava

O Centro de Negocios Compostela oferece domiciliação social e fiscal a 200 empresas, além de gabinetes e salas. A outra face desse negócio é o correio: todos os dias chegam dezenas de cartas, notificações das Finanças, cartas registadas e encomendas em nome de empresas cujos responsáveis passam pelo centro uma vez por mês, ou nunca.

O sistema era artesanal: cacifos físicos, um caderno de registo que se preenchia "quando dava" e chamadas telefónicas para avisar do importante. Com mais de 1.500 envios por ano, as falhas eram inevitáveis: cartas trocadas entre cacifos, clientes a ligar a perguntar se tinha chegado alguma coisa e, o caso que fez soar os alarmes, uma notificação oficial descoberta com o prazo quase esgotado.

"Vendemos tranquilidade: que a sua empresa tenha uma morada séria e o seu correio controlado. E a realidade interna era um caderno e montes de envelopes", reconhece Elena, gerente do centro.

A solução: cada carta, registada, digitalizada e avisada

Com o escritório virtual da Fustibus, o fluxo mudou por completo. Quando o correio chega, a receção regista cada peça em segundos: digitaliza-se o envelope, atribui-se à empresa destinatária e o sistema envia um aviso automático por email ao cliente.

As empresas que o autorizam no seu contrato têm abertura e digitalização: a carta é aberta, digitalizada e o documento completo fica disponível no portal do cliente, com rastreabilidade de quem a recebeu, quem a abriu e quando foi consultada. Os originais são arquivados por referência e entregues ou destruídos segundo a política acordada.

A implementação demorou uma semana, incluindo o carregamento das 200 empresas com os seus contactos de aviso e preferências de abertura.

Um ano depois: zero extravios e um serviço que vende

No primeiro ano foram registadas e digitalizadas cerca de 1.500 cartas sem um único extravio. As chamadas de "chegou alguma coisa para mim?" praticamente desapareceram: o cliente vê-o no seu portal antes de ter tempo de ligar.

O serviço tornou-se, além disso, argumento comercial: a caixa postal digital com consulta online é agora o primeiro diapositivo quando Elena apresenta a domiciliação a uma empresa nova. "Antes escondíamo-lo; agora mostramo-lo", resume.

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