El problema: 200 buzones y un teléfono que no paraba

El Centro de Negocios Compostela ofrece domiciliación social y fiscal a 200 empresas, además de despachos y salas. La otra cara de ese negocio es el correo: cada día llegan decenas de cartas, notificaciones de Hacienda, burofaxes y paquetes a nombre de empresas cuyos responsables pasan por el centro una vez al mes, o nunca.

El sistema era artesanal: casilleros físicos, una libreta de registro que se rellenaba "cuando se podía" y llamadas de teléfono para avisar de lo importante. Con más de 1.500 envíos al año, los fallos eran inevitables: cartas traspapeladas entre casilleros, clientes que llamaban preguntando si había llegado algo y, el caso que hizo saltar las alarmas, un requerimiento oficial descubierto con el plazo casi vencido.

"Vendemos tranquilidad: que tu empresa tenga una dirección seria y su correo controlado. Y la realidad interna era una libreta y montones de sobres", reconoce Elena, gerente del centro.

La solución: cada carta, registrada, escaneada y avisada

Con la oficina virtual de Fustibus, el flujo cambió por completo. Al llegar el correo, recepción registra cada pieza en segundos: se escanea el sobre, se asigna a la empresa destinataria y el sistema envía un aviso automático por email al cliente.

Las empresas que lo autorizan en su contrato tienen apertura y digitalización: la carta se abre, se escanea y el documento completo queda disponible en el portal del cliente, con trazabilidad de quién la recibió, quién la abrió y cuándo se consultó. Los originales se archivan por referencia y se entregan o destruyen según la política pactada.

La implantación llevó una semana, incluida la carga de las 200 empresas con sus contactos de aviso y preferencias de apertura.

Un año después: cero extravíos y un servicio que vende

En el primer año se registraron y digitalizaron cerca de 1.500 cartas sin un solo extravío. Las llamadas de "¿me ha llegado algo?" prácticamente desaparecieron: el cliente lo ve en su portal antes de que le dé tiempo a llamar.

El servicio, además, se convirtió en argumento comercial: el buzón digital con consulta online es ahora la primera diapositiva cuando Elena presenta la domiciliación a una empresa nueva. "Antes lo escondíamos; ahora lo enseñamos", resume.

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