O problema: 200 caixas de correo e un teléfono que non paraba

O Centro de Negocios Compostela ofrece domiciliación social e fiscal a 200 empresas, ademais de despachos e salas. A outra cara dese negocio é o correo: cada día chegan ducias de cartas, notificacións de Facenda, burofaxes e paquetes a nome de empresas cuxos responsables pasan polo centro unha vez ao mes, ou nunca.

O sistema era artesanal: caixas físicas, un caderno de rexistro que se enchía "cando se podía" e chamadas de teléfono para avisar do importante. Con máis de 1.500 envíos ao ano, os fallos eran inevitables: cartas extraviadas entre caixas, clientes que chamaban preguntando se chegara algo e, o caso que fixo saltar as alarmas, un requirimento oficial descuberto co prazo case vencido.

"Vendemos tranquilidade: que a túa empresa teña un enderezo serio e o seu correo controlado. E a realidade interna era un caderno e moreas de sobres", recoñece Elena, xerente do centro.

A solución: cada carta, rexistrada, escaneada e avisada

Coa oficina virtual de Fustibus, o fluxo cambiou por completo. Ao chegar o correo, recepción rexistra cada peza en segundos: escanéase o sobre, asígnase á empresa destinataria e o sistema envía un aviso automático por email ao cliente.

As empresas que o autorizan no seu contrato teñen apertura e dixitalización: a carta ábrese, escanéase e o documento completo queda dispoñible no portal do cliente, con trazabilidade de quen a recibiu, quen a abriu e cando se consultou. Os orixinais arquívanse por referencia e entréganse ou destrúense segundo a política pactada.

A implantación levou unha semana, incluída a carga das 200 empresas cos seus contactos de aviso e preferencias de apertura.

Un ano despois: cero extravíos e un servizo que vende

No primeiro ano rexistráronse e dixitalizáronse preto de 1.500 cartas sen un só extravío. As chamadas de "chegoume algo?" practicamente desapareceron: o cliente veo no seu portal antes de que lle dea tempo a chamar.

O servizo, ademais, converteuse en argumento comercial: a caixa de correo dixital con consulta en liña é agora a primeira diapositiva cando Elena presenta a domiciliación a unha empresa nova. "Antes escondiámolo; agora ensinámolo", resume.

Falemos

Outras canles