Arazoa: 200 postontzi eta gelditzen ez zen telefono bat

Centro de Negocios Compostela-k egoitza soziala eta fiskala helbideratzeko zerbitzua eskaintzen die 200 enpresari, bulego eta gelez gain. Negozio horren beste aldea posta da: egunero hamarnaka gutun, Ogasunaren jakinarazpenak, burofaxak eta paketeak iristen dira, hilean behin —edo inoiz ez— zentrotik pasatzen diren arduradunen enpresen izenean.

Sistema artisaua zen: postontzi fisikoak, "ahal zenean" betetzen zen erregistro-koaderno bat eta telefono-deiak garrantzitsuenaz abisatzeko. Urtean 1.500 bidalketa baino gehiagorekin, akatsak saihestezinak ziren: postontzien artean nahasitako gutunak, zerbait iritsi ote zen galdezka deitzen zuten bezeroak eta, alarmak piztu zituen kasua, epea ia agortuta aurkitutako errekerimendu ofizial bat.

"Lasaitasuna saltzen dugu: zure enpresak helbide serio bat izatea eta bere posta kontrolatuta egotea. Eta barne-errealitatea koaderno bat eta gutun-azal pilak ziren", aitortzen du Elenak, zentroko kudeatzaileak.

Soluzioa: gutun bakoitza erregistratuta, eskaneatuta eta abisatuta

Fustibusen bulego birtualarekin, fluxua erabat aldatu zen. Posta iristean, harrerak pieza bakoitza segundotan erregistratzen du: gutun-azala eskaneatzen da, hartzaile den enpresari esleitzen zaio eta sistemak abisu automatiko bat bidaltzen dio bezeroari emailez.

Kontratuan baimentzen duten enpresek irekiera eta digitalizazioa dute: gutuna ireki, eskaneatu eta dokumentu osoa bezeroaren atarian geratzen da eskuragarri, nork jaso zuen, nork ireki zuen eta noiz kontsultatu zen trazabilitatearekin. Originalak erreferentziaz artxibatzen dira eta hitzartutako politikaren arabera entregatu edo suntsitzen dira.

Ezarpenak aste bat behar izan zuen, 200 enpresen karga barne, beren abisu-kontaktuekin eta irekiera-lehentasunekin.

Urtebete geroago: zero galera eta saltzen duen zerbitzu bat

Lehen urtean 1.500 gutun inguru erregistratu eta digitalizatu ziren, galera bakar bat ere gabe. "Iritsi al zait zerbait?" deiak ia desagertu ziren: bezeroak bere atarian ikusten du deitzeko astia izan baino lehen.

Zerbitzua, gainera, argudio komertzial bihurtu zen: lineako kontsulta duen postontzi digitala da orain lehen diapositiba Elenak helbideratzea enpresa berri bati aurkezten dionean. "Lehen ezkutatu egiten genuen; orain erakutsi egiten dugu", laburbiltzen du.

Webinarrak coworkingentzat

Hurrengo webinarrak

Ez galdu bat ere

Prest zure coworkinga digitalizatzeko?