El punt de partida: WhatsApp, pissarra i sales sense cobrar

Espazo Atlántico és un coworking independent al centre de Vigo amb 80 llocs de treball, tres sales de reunions i una sala d'esdeveniments. Durant anys, les reserves van funcionar com en tants espais: un grup de WhatsApp on els membres demanaven la sala, una pissarra a recepció on s'apuntava la franja i la memòria de la Noelia, la fundadora, com a sistema de resolució de conflictes.

El resultat era previsible. Cada setmana hi havia com a mínim una reserva duplicada: dues empreses a la porta de la mateixa sala a la mateixa hora. I el pitjor no es veia: les sales es feien servir i moltes vegades no es cobraven, perquè el càrrec depenia que algú es recordés d'apuntar-lo per a la factura de final de mes.

"Jo feia de recepcionista de calendari. Contestava missatges de sala a les onze de la nit i tot i així se'ns escapaven reserves sense cobrar. No sabíem quants diners estàvem perdent", recorda la Noelia.

La decisió: calendari en temps real i pagament en reservar

Espazo Atlántico va triar Fustibus per una raó concreta: el motor de reserves inclou pagament en línia obligatori en el moment de reservar (targeta via Stripe o càrrec a la quota del membre) i un calendari de disponibilitat en temps real que fa impossible la reserva duplicada.

La posada en marxa va durar dues tardes: es van donar d'alta les tres sales i la sala d'esdeveniments amb les seves tarifes per hores, els crèdits de sala inclosos en cada tarifa de membre i els serveis addicionals (projector, càtering). El grup de WhatsApp es va substituir per un enllaç: cada membre reserva des del seu portal i els externs des de la web pública.

El check-in automàtic va rematar el procés: cada reserva genera un avís de confirmació, un recordatori i un registre d'ús real de la sala.

El resultat: més ingressos amb les mateixes sales

En el primer trimestre complet, els ingressos per sales de reunions van créixer un 32% sense apujar tarifes: simplement es va començar a cobrar tot el que es feia servir, i les franges lliures van passar a ser visibles i reservables pels externs des de la web.

Les reserves duplicades van desaparèixer des del primer dia. I la Noelia va recuperar les seves nits: "El calendari treballa sol. Jo ja només miro l'informe d'ocupació els dilluns".

Parlem

Altres canals